Expérience : 10 trucs pour un KM pratique
extraits de :
Jean-Michel Monin
Archimag n°177
http://www.archimag.com/articles/177/177knowledge_dossier3.html
IX.04
Les bonnes pratiques peuvent se regrouper autour de quatre grands principes.
* Fédérer les réseaux autour d'un projet commun
On ne partage pas ses connaissances avec n'importe qui. Et on ne partage pas pour le plaisir de partager. La réussite d'un projet de KM suppose, d'une part, la définition d'une communauté de partage cohérente et, d'autre part, une vision claire du projet et des bénéfices poursuivis.
* S'appuyer sur les communautés existantes
Le partage suppose une confiance et des intérêts communs entre les acteurs concernés : le KM ne fonctionne qu'à l'échelle de communautés.
Pour mettre en route une démarche de KM, une bonne pratique consiste à dynamiser et outiller les communautés existantes avant d'essayer d'en créer de nouvelles. Des premiers succès plus faciles et plus rapides donneront l'impulsion à de nouvelles initiatives, élargissant ainsi progressivement la démarche. Quatre points clés à retenir :
- identifier les réseaux "métier" ou thématiques d'ores et déjà constitués au sein de l'entreprise;
- prioriser les communautés liées à des enjeux clefs pour l'entreprise. Sans enjeu, aucune mobilisation ne sera possible durablement;
- repérer les besoins immédiats de la communauté : référentiel technique, partage de pratiques entre sites, accès aux experts en cas de problème, veille collective, etc.;
- identifier et mobiliser les acteurs clés pour constituer le "noyau dur" de la communauté;
- outiller la communauté pour lui permettre de fonctionner plus efficacement.
* Rédiger une charte de communauté
Pour chaque communauté, une charte de communauté permet d'énoncer clairement les principes de partage :
- qui fait partie du réseau ?
- quels sont les rôles ?
- les engagements à respecter ?
- les objectifs poursuivis ?
- les ressources partagées ?
Cette pratique permet tout d'abord de fédérer les collaborateurs concernés autour d'une vision commune de leur projet. Elle permet également de définir un point de repère pour "tenir le cap" dans la durée, mais également pour le renégocier régulièrement. De même, l'existence d'un projet clairement défini facilite l'implication de nouveaux acteurs.
* Construire par "prototype"
Bien que l'on partage des connaissances depuis toujours, les pratiques de KM sont nouvelles : les problématiques changent (innovation, papy-boom, globalisation
) et les innovations technologiques et méthodologiques rendent désormais possibles des pratiques sophistiquées de partage à grande échelle. Dans ce contexte de nouveauté, il est très difficile de définir avec précision ses besoins pour des pratiques que l'on n'a pas encore expérimentées.
En matière d'outil, l'approche classique "cahier des charges/ développement/réception" est aujourd'hui caduque. Il faut dès lors privilégier une approche par "prototypage", consistant à construire progressivement un dispositif adapté en associant les utilisateurs tout au long des phases de conception, de paramétrage et d'amélioration.
Plusieurs avantages :
- en s'appuyant sur des progiciels plutôt que sur des développements spécifiques, on gagne en rapidité, en évolutivité et on limite les risques techniques;
- en associant les utilisateurs depuis la conception jusqu'à la mise au point, on leur permet de révéler et surtout de valider leurs besoins en se plaçant "en situation";
- conçu et rodé avec les utilisateurs eux-mêmes, le système de KM sera plus pertinent et légitime à leurs yeux;
- les besoins évoluant dans le temps et avec les pratiques, de nouvelles adaptations seront nécessaires régulièrement (tous les 8 à 14 mois d'après l'expérience des projets Knowings). Seule une approche par prototypage permettra tout à la fois de suivre ce rythme et d'assurer un bon niveau de finition.